Zakaj digitalizirati dokumente? Dokumenti in poslovni zapisi, ki so bili digitalizirani, zmanjšujejo stroške shranjevanja, prihranijo čas pri iskanju, jih je mogoče deliti po vsem svetu in jih je mogoče učinkoviteje spremljati glede skladnosti. Skeniranje in slikanje dokumentov v organizaciji zagotavljata razširljivo rešitev za upravljanje zapisovnih informacij.
Zakaj moramo digitalizirati dokumente?
Zakaj digitalizirati dokumente? Digitalizirani dokumenti in poslovni zapisi zmanjšujejo stroške shranjevanja, prihranijo čas pri iskanju, jih je mogoče deliti globalno in jih je mogoče učinkoviteje spremljati glede skladnosti. Skeniranje in slikanje dokumentov v organizaciji zagotavljata razširljivo rešitev za upravljanje zapisovnih informacij.
Katere dokumente bi morali digitalizirati?
osebni dokumenti
- Rojstni listi.
- Kartice socialnega zavarovanja.
- Poroka in ločitveni dokumenti.
- Wills and Trusts.
- Police stanovanjskega, avtomobilskega in življenjskega zavarovanja.
- Nepremičninske listine.
- Davčne napovedi.
- Potni listi (čeprav skenirane kopije niso veljavne, je dobro imeti varnostno kopijo)
Ali je varno skenirati pomembne dokumente?
nič. Vaše kopije in skenirani dokumenti niso mišljeni kot nadomestek za dokumente, ki bi jih lahko izgubili. Namenjeni so, da zagotovijo nekaj dokazov o tem, kaj je bilo na prvotnih dokumentih kot varovanje pred časom, ki bo potreben za ustvarjanje novih dokumentov.
Kaj pomeni digitalizirati dokumente?
Digitalizacija v bistvu pomeni skeniranje fizičnega dokumenta za ustvarjanje digitalne kopije, ki jo je mogoče digitalno shraniti. Tipičen postopek digitalizacije bo najverjetneje vključeval naslednje korake: Določite cilj in obseg. Ocenite, kaj je v vašem arhivu.
